האם וכיצד כדאי לתעד פרטים על מהלך הפרויקט?
| למה נדחתה פעילות X? מי אישר לחרוג בהוצאות דלק? למה לבסוף לא בוצעה בדיקה Y ? במהלך הפרויקט מתרחשים דברים רבים שברגע התרחשותם נראה כי יזכרו לעד, אבל כעבור זמן נשאלות שאלות שפעמים רבות נשארות ללא מענה , כי מהלך הפרויקט לא תועד. |
חשוב לרשום ולתעד את מהלך הפרויקט ואת השינויים מול התכנון המאושר.
תיעוד בצורה חכמה ייתן מענה לשאלות שיתכן ויעלו בהמשך ויציג את מנהל הפרויקט כבקי בפרטים.
בתוכנת Ms Project יש שדה הנקרא "הערות" (notes) שמשתמשים רבים בתוכנה
לא מנצלים אותו בצורה יעילה. בשדה זה ניתן להזין טקסט .
ניתן לנצל שדה זה לתיעוד ההיסטוריה של הפעילות ולכתוב בו מידע על כל שינוי או כל דבר
שחשוב לדעת על התנהלות הפעילות.
ניתן לגשת לשדה "הערות" (notes) דרך "מידע אודות פעילות" (task information)
באמצעות קליק כפול על פעילות
או קליק על הלחצן מידע אודות פעילות בכרטיסייה פעילות (Task)
במידה ואכן עובדים עם שדה ההערות בתדירות גבוהה , לעתים נוח להוסיף את השדה בטבלה .
יש לסמן שדה שלפניו רוצים להוסיף את שדה הערות , קליק ימני , הוספת עמודה , בחירת שדה הערות מהרשימה.
מומלץ לכתוב תאריך כל פעם שמוסיפים תיעוד בהערה כדי שבעתיד נדע מתי כתבנו כל דבר.